Informationen auf einer einzigen Seite zusammenzufassen, kann unglaublich nützlich sein, wenn man es richtig macht. Auch wenn der Trend derzeit in Richtung Modellierung geht, hatte zuvor argumentiert, dass Dokumente nach wie vor ihre Berechtigung haben. Ein One-Pager ist überzeugend, da es eigentlich keine Ausrede gibt, ihn nicht zu lesen. Sofern Sie keine Schriftgröße von 3 Punkt verwenden, sollten Sie ihn in fünf Minuten lesen und verstehen können. Außerdem lässt er sich sehr einfach pflegen und auf dem neuesten Stand halten. Lies weiter, um zu erfahren, wie du einen One-Pager erstellen kannst, welche Vorlagen es gibt und welche Vorteile er bietet.
Mit einem Ziel vor Augen beginnen
Bevor Sie sich für die Form eines One-Pagers entscheiden, sollten Sie dessen Zweck berücksichtigen. Ein One-Pager ist ein Kommunikationsinstrument. Daher sollten Sie zunächst die folgenden drei Punkte klären:
Wo tut es weh? Ein One-Pager ist sinnvoll, wenn die Kommunikation nicht gut funktioniert. Um festzustellen, ob er nützlich ist, sollten Sie das Problem konkret benennen. Sprechen die Gruppen unterschiedliche “Sprachen”, z. B. Marketing und Technik? Oder sind sie räumlich (verschiedene Standorte) oder zeitlich (Zeitzonen) voneinander getrennt? Oder benötigen sie einen gemeinsamen, prägnanten Überblick über gemeinsame Informationen (z. B. Schnittstellenbeschreibungen oder Prozesse)? Sobald Sie Ihr Konzept für den One-Pager fertiggestellt haben, prüfen Sie, ob es das Problem tatsächlich löst.
Wer ist daran beteiligt? Achten Sie darauf, zwischen Urhebern und Lesern zu unterscheiden. Gibt es mehr als einen Urheber, müssen Sie Fragen der Abstimmung und der Eigentumsverhältnisse klären. Was die Leser betrifft, so müssen sie alle in der Lage sein, die “Sprache” zu verstehen. Wenn Sie eine formale Notation wie UML Stellen Sie sicher, dass alle Leser Ihrer Ein-Seiten-Übersicht mit UML vertraut sind.
Was ist im Lieferumfang enthalten? Eine Seite bietet nicht viel Platz, daher sollten Sie nur das aufnehmen, was zur Linderung des Problems beiträgt. Per Definition müssen Sie etwas weglassen, wahrscheinlich sogar eine ganze Menge. Behalten Sie stets die erste Frage im Hinterkopf: Wo liegt das Problem, und geht das, was Sie aufnehmen, auf dieses Problem ein? Oft können Sie Details weglassen. Sie können beispielsweise einen Prozess aufführen, aber nicht die Einzelheiten des Prozesses. Stellen Sie sicher, dass die Verweise auf die eigentlichen Informationen eindeutig sind. Der Prozessname sollte es dem Leser ermöglichen, die entsprechende Prozessdokumentation schnell zu finden.
Form folgt Funktion
Das oben Gesagte vermittelt Ihnen ein Verständnis für die Funktion des One-Pagers. Die Form muss die Funktion unterstützen und darf ihr nicht im Weg stehen. Wenn beispielsweise mehrere Personen den One-Pager bearbeiten dürfen, sollten Sie keine teure Software verwenden, die nur eine Person installiert hat. Betrachten wir nun einige Tools, die für One-Pager verwendet werden können:
PowerPoint: Es spricht nichts dagegen, für eine einseitige Präsentation PowerPoint (oder LibreOffice Impress) zu verwenden. Die Software ist (fast) überall verfügbar, und man kann die Elemente auf der Seite nach Belieben anordnen. Jeder weiß, wie man damit umgeht. Es gibt jedoch ein paar Fallstricke: Es muss einen einzigen Eigentümer des Dokuments geben; zumindest haben wir noch keine erfolgreiche Zusammenarbeit über SharePoint gesehen. (Für eine Zusammenarbeit ähnlich wie bei PowerPoint, Google Präsentationen (das funktioniert viel besser). Erstellen Sie außerdem immer eine PDF-Datei zum Weitergeben. Sobald Sie ein bearbeitbares Dokument weitergeben, wird es unweigerlich von jemandem geändert. Selbst bei PDF-Dateien kommt es vor, dass veraltete Versionen im Umlauf sind.
Whiteboard: Ein Whiteboard ist ideal, wenn alle am selben Ort sind. Aber es kann sogar nützlich sein, wenn sich die Leser an einem anderen Ort befinden. Wir haben Teams gesehen, die eine Webcam auf das Whiteboard gerichtet haben, sodass Teammitglieder aus der Ferne es in Echtzeit sehen können.
Spezialisierte Tools für die Zusammenarbeit: Seien Sie vorsichtig beim Einsatz spezieller Tools. Oft geht dabei die Prägnanz einer einzigen Seite verloren, und häufig schränken diese Tools auch ein, was Sie auf der Seite unterbringen können. Wenn Sie jedoch genau wissen, was Ihr One-Pager enthalten soll, kann dies funktionieren. Wenn Sie das Business Model Canvas verwenden (siehe unten), können Sie Strategyzer zusammenzuarbeiten.
Gestaltung des Inhalts
Zu guter Letzt gibt es zahlreiche Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern – als Alternative zur Erstellung einer eigenen Ein-Seiten-Präsentation. Eine bekannte Vorlage ist die Business Model Canvas, das entwickelt wurde, um ein vollständiges Geschäftsmodell auf einer Seite darzustellen.
Das Business-Canvas hat viele andere Canvas-Modelle für andere Zwecke inspiriert. Die Chancen stehen gut, dass Sie das Gesuchte finden, wenn Sie im Internet nach diesem Thema zusammen mit dem Begriff “Canvas” suchen. Systemingenieure könnten sich beispielsweise für das „System Footprint“ interessieren.
Sie können diese Vorlagen “so wie sie sind” verwenden, und einige davon sind bereits recht ausgereift. In den meisten Fällen werden Sie die Vorlagen jedoch als Ausgangspunkt nutzen und sie nach eigenem Ermessen anpassen.
Einige Beispiele
Im Internet gibt es zahlreiche Beispiele für Business-Canvas-Modelle, und die Erfinder haben zudem ein Buch veröffentlicht, das viele gute Beispiele enthält.
Ein eindrucksvolles Beispiel für die Leser dieses Blogs ist der Einsatz eines One-Pagers bei WikiSpeed. Im folgenden Video spricht Joe Justice ab Minute 51:13 darüber (das Video beginnt an dieser Stelle), wobei er beschreibt, wie ein One-Pager die Konsistenz zwischen den Modulen eines Autos gewährleistet, das in agilen einwöchigen Sprint-Zyklen gebaut wird.
Ein weiteres Beispiel ist die einseitige Übersicht, die Sie auf ReqIF.academy herunterladen können und die Ihnen eine Überblick über den ReqIF-Standard. Das ist wiederum etwas ganz anderes, da sich dies nur selten ändert, da sich der Standard nur selten ändert.
Fazit
Einseitige Übersichten sind ein hervorragendes Instrument zur Verbesserung der Zusammenarbeit. Wenn Sie vor deren Einsatz die drei Fragen am Anfang beachten, können sie ein hervorragendes Instrument sein, um die Effektivität Ihres Teams zu steigern.
